Die elektronische Eingangspostverarbeitung unter Lotus Notes

Das Beleggut wird vorsortiert und auf den Scanplatz gegeben. Am Scanplatz erfolgt eine automatische und manuelle Verschlagwortung der Belege. Es gilt die wesentlichen Informationen vor der Übergabe an den automatischen Workflow zur Verfügung zu stellen. So ist jeder Mitarbeiter direkt nach der Erfassung in der Lage über das Archiv Belege zu recherchieren.

Alle Belege werden nach dem verlassen der Poststelle im Archivserver abgelegt und sind mit Basisinformationen ausgestattet. Diese Basisinformationen ermöglichen die automatische Aufnahme der Folgeprozesse.

 

Der virtuelle Schreibtisch bei der Eingangspostbearbeitung

Die Belege werden über einen virtuellen Schreibtisch im TEAMGROUND® zugestellt. Die Zustellung erfolgt auf Basis der Berechtigungsstrukturen die aus dem Lotus Notes Adressbuch gepflegt werden. Die Geschäftslogik transportiert den Beleg automatisch über die Hierarchiestufen zum Kompetenzträger in Abhängigkeit von Fachbereichen und Beträgen. Nicht das Regelwerk wird angepasst, das Regelwerk erkennt Veränderungen in der Personalstruktur (Stellen, Rollen, Funktionsträger und Kompetenzen).

 

 

Der „virtuelle Schreibtisch“ erlaubt die Einordnung in den persönlichen Postkorb mit Eingangs- und Zieltermin sowie nach Priorität. Darüber hinaus steht der Zugriff auf Abteilungs- und persönlichen Postkorb, inkl. Vertreter- und Urlaubsregelung, zur Verfügung. Hierdurch geht kein Dokument mehr verloren und die Termine können direkt überwacht werden.

Dateien werden nicht auf dem Domino Server gespeichert, sondern über den Viewer direkt aus dem Archiv aufgerufen.

 

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