Die Vertragsmanagement Lösung unter Lotus Notes

Mit dem Vertragsmanagement unter Lotus Notes haben Sie alle Lieferanten und Kundenverträge im Griff. Über einen flexiblen Workflow wird der Erstellungsprozess bis zur Vertragsunterzeichung unterstützt. So ist zu jedem Zeitpunkt klar, welcher Mitarbeiter den Vertrag weiter bearbeiten muss. Zur Vertragserstellung können Sie beliebige Office Vorlagen verwenden oder mit Textbausteinen arbeiten.

Nach der Erstellung werden die Verträge überwacht. Jedem Vertrag ist ein Verantwortlicher zugeordnet, der die vertraglichen Fristen überwacht. Die finanziellen Verpflichtungen, die sich aus den Verträgen ergeben, werden in speziellen Sichten aufgezeigt und können beispielsweise nach SAP exportiert werden.

Klare Prozesse stellen die Basis für ein erfolgreiches Vertragsmanagement dar. Zielsetzung ist eine effiziente und wirtschaftliche Verwaltung, Bearbeitung und Fristenüberwachung von Verträgen.
Dazu gehören Verträge wie: Serviceverträge, Partnerverträge, Lieferantenverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge, Kooperationsverträge, usw..

 

Ausgangssituation für Anwender bei dem Anlegen von Verträgen unter Lotus Notes

Bei der Vertragsanlage erhält der Anwender eine Erfassungsmaske, in der folgende Daten angegeben werden:

 

 

  • Allg. Vertragsdaten
  • Vertragstitel-/partner
  • Vertragsnehmer-/art
  • Ansprechpartner
  • ...

 

Erfassung der Zahlungsmodalitäten:

 

 

  • Auftragsnummer
  • Betrag netto/Betrag brutto
  • Skonto/Rabatte
  • Zahlungsrythmen
  • ...

 

Erfassung von Fristen + Termine:

 

 

  • Abschlussdatum
  • Vertragsbeginn-/ende
  • Stichtage u. Fristen
  • Verlängerungsdauer
  • ...

 

Ausgangssituation für Anwender bei dem Verwalten von Verträgen unter Lotus Notes

Folgende Funktionen stehen dem Anwender bei dem Vertragsmanagement zur Verfügung:

 

 

  • Integration von Office-Anwendungen
  • Schneller Überblick über Verträge nach Vertragspartner, Kategorien, Aufbewahrungsort, etc.
  • Zusammenwirken aller Bereiche (Collaboration)
  • Lückenlose Dokumentation von Lizenzen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten
  • Erinnerungsfunktion durch elektronische Wiedervorlage für Vertragsverlängerungen und Abläufe
  • Vertragsarten und Kategorien sind frei definierbar
  • Überwachung von Vertragslaufzeiten- und fristen
  • Verwaltung unterschiedlicher Versionen
  • …


Vorteile einer elektronischen Vertragsverwaltung unter Lotus Notes

 

 

  • Koordiniertes u. automatisiertes Zusammenwirken aller Bereiche eines Unternehmens (Collaboration)
  • Zusammenwirken der Workflows User Helpdesk u. Vertragsmanagement
  • Elektronische Wiedervorlagen für Vertragsverlängerungen- und abläufe auf dem virtuellen Schreibtisch (Portalfunktionalität)
  • Versionierung
  • Integration von MS Office- u. OpenOffice-Anwendungen
  • Integrierter Rendition-Service
  • Lückenlose Dokumentation von Lizenzen, Laufzeiten, Verantwortlichkeiten, etc.
  • Schneller Überblick über Verträge nach Vertragspartner, Kategorien, Titel, Stichtagen, Aufbewahrungsorten, …
  • Vertragsarten und Kategorien sind frei definierbar
  • Einfache Bedieneroberfläche
  • Kundenspezifische Konfiguration
  • ...

 

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