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Ihre digitale und revisionssichere Archivierung sämtlicher Lotus Notes Datenbanken

Archivierung ist ein wichtiger Faktor für ihren unternehmerischen Erfolg. Mit der passenden Archivstrategie reduzieren Sie mittel- und langfristig nachhaltig ihre Kosten und schaffen sich Wettbewerbsvorteile.
Ein Mindestmaß an Archivierung muss jedes Unternehmen betreiben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist in §257 (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungspflichten) festgelegt, welche kaufmännischen Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Laut Gesetz müssen demnach viele Dokumente aufbewahrt werden.

Mit der Archivierung optimieren Sie zudem Ihre Domino Ressourcen. Ihre Datenbanken werden kleiner und performanter. Somit erhalten Sie die Möglichkeit ihre Domino Infrastruktur kostengünstig zu konsolidieren.

Die Datenbankarchivierung ist ein Element der Softwarearchitektur der BOO Technologies. Diese Architektur ermöglicht auf Grund des funktionsbezogenen und modularen Aufbaus eine sukzessive Erweiterung. Mit der Datenbankarchivierung ist es möglich in kürzester Zeit Ihre individuellen Datenbanken zu archivieren, recherchieren, migrieren oder auch zu konsolidieren.
Selbst die Einrichtung in der zentralen Konfiguration ist ein Kinderspiel, da Sie über einen leicht verständlichen Wizard geleitet werden. Während des Einrichungsprozess werden selbst komplexe Abläufe, wie z.B. das erstellen der zugehörigen Indexfelder abgefragt.

Integrierbarkeit bei der Archivierung Ihrer Lotus Notes Datenbanken

Im Vordergrund einer Archivierung steht die Integrierbarkeit in das bestehende System. So werden
Dokumente nach einer Dublettenprüfung (Single Instance) in das vorhandene Archivsystem abgelegt.
Durch einen optionalen Renditionservice wird gewährleistet, dass archivierte Dokumente in einem
Langzeitformat (Tiff, PDF, PDF/A) gespeichert werden.

Unsere Zielsetzungen bei der Datenbankarchivierung unter Lotus Notes

Sicherung aller Dokumente durch zentral administrierbare Archivsystematik (z.B. revisionssichere Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente)
Investitionsbedarf senken (keine Erweiterung der Domino-Infrastruktur notwendig)
Kurze Einführungszeit
Kein Schulungsaufwand für Anwender
Minimierung der Administratortätigkeiten
Minimaler Aufwand für die Archivierung bestehender Domino Anwendungen/Datenbanken
Kostengünstiges Speichermanagement
Lotus Notes Rechtesystem bleibt erhalten und schützt vor unberechtigten Zugriff

Aus Anwendersicht ergibt sich bei der Datenbankarchivierung unter Lotus Notes folgendes

Anwenderoberfläche bleibt unverändert
Recherchemöglichkeiten für archivierte Dokumente an zentraler Stelle
Automatische bzw. manuelle Archivierung im Hintergrund (der Anwender braucht sich um nichts zu kümmern)
Transparenter Zugriff auf archivierte Dokumente

Für den Administrator ergibt sich folgender Nutzen bei der Datenbankarchivierung unter Lotus Notes

Speichervolumen für Dokumente und Datenbanken reduziert sich
Einfache Integration in bestehende Infrastruktur
Minimierung des Administratoraufwandes
Zentrale Steuerung
Automatische Archivierung
Performance Gewinn und deutliche Entlastung der Domino Infrastruktur
Wiederherstellung originalgetreuer Dokumente

Die Archivierung erfolgt, im Standard, ohne Anpassung der vorhandenen Datenbanken. Diese wird durch einen zusätzlichen Rahmen, der um die zu archivierende Datenbank gelegt wird, ermöglicht. Die funktionale Erweiterung innerhalb vorhandener Datenbank um die Funktionen Archivieren, Recherchieren, Platzhalter für archiviertes Dokument ist ohne Probleme möglich.

Die Archivierung Ihrer Lotus Notes Datenbanken fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein!

Ob Sie einfach nur kostengünstiges Archivieren mit dem lokalen File-Archiv möchten, oder revisionssicher mit beliebigen Archiven und Storage-Systemen wie:

IBM
IXOS (openText)
CEYONIQ
BancTec
Betasystems
Lobo DMS
Windream
EASY
EMC
NetApp
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